Zamówienia publiczne i kontrola

Zasady wprowadzania w aplikacji SL2021 danych dotyczących wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia przeprowadzonych w ramach realizacji projektu dofinansowanego z EFRR/FST oraz zamieszczania dokumentacji z postępowań o udzielenie zamówienia

---

 

I.    Zamówienia udzielane zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. – prawo zamówień publicznych.

Beneficjent po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu zobowiązany jest do:

1. Wprowadzenia w aplikacji SL2021 (zakładka Zamówienia publiczne), w terminie do 30 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie i w sposób zgodny z Instrukcją Beneficjenta SL2021 Zamówienia Publiczne, danych dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia rozstrzygniętych (poprzez wybór wykonawcy) przed podpisaniem umowy o dofinansowanie wraz z załączeniem dokumentacji tych postępowań (w tym aneksów do zawartych umów i kontraktów wykonawcy z podwykonawcami - jeżeli dotyczy).

2. Wprowadzania na bieżąco w aplikacji SL2021 (zakładka Zamówienia publiczne), w terminie do 30 dni od daty zawarcia umowy z wykonawcą i w sposób zgodny z Instrukcją Beneficjenta SL2021 Zamówienia Publiczne, danych dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia rozstrzygniętych (poprzez wybór wykonawcy) po podpisaniu umowy o dofinansowanie wraz z załączeniem dokumentacji tych postępowań (w tym aneksów do zawartych umów i kontraktów wykonawcy z podwykonawcami - jeżeli dotyczy).

3. Przekazywania w aplikacji SL2021, w terminie do 30 dni od podpisania, każdego aneksu zawartego po dacie przekazania dokumentacji postępowania o której mowa w pkt 1 i 2. Przekazanie odbywa się poprzez utworzenie nowej wiadomości w module KORESPONDENCJA w projekcie którego dotyczą przekazywane dane i wybranie z rozwijalnej listy dostępnej w polu KATEGORIA KORESPONDENCJI kategorii: ZAMÓWIENIA I KONTRAKTY oraz dodanie załącznika (przekazywanego aneksu) z przypisaniem typu załącznika (typ KONTRAKT).

4. Przekazywania w aplikacji SL2021 w sposób zgodny z Instrukcją beneficjenta SL2021 Zamówienia publiczne, w terminie 30 dni od dnia podpisania, każdej umowy o podwykonawstwo zawartej w ramach rozstrzygniętego postępowania o udzielenie zamówienia zawartej po dacie przekazania dokumentacji postępowania o której mowa w pkt 1 i 2.

Szczegółowy wykaz dokumentacji dotyczącej zamówień udzielanych zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, którą należy zamieścić w aplikacji SL2021, znajduje się w Dokumentach.

 

II.    Zamówienia udzielane zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 

Beneficjent po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu zobowiązany jest do:

1. Przekazania w aplikacji SL2021, w terminie do 30 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie, danych dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia rozstrzygniętych (poprzez wybór wykonawcy) przed podpisaniem umowy o dofinansowanie zawierających:

• numer i datę ogłoszenia, numer i datę zawartej umowy (kontraktu) wraz z załącznikami tj.: umową z wybranym wykonawcą, aneksami do tej umowy (jeżeli dotyczy), umowami o podwykonawstwo (jeżeli dotyczy) oraz protokołem postępowania o udzielenie zamówienia o którym mowa w pkt 22 sekcji 3.2.2 Podrozdziału 3.2 w Rozdziale 3 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 wraz z załącznikami wskazanymi w ppkt j pkt 22 – w przypadku przeprowadzenia postępowania w Bazie Konkurencyjności, w którym w polu „Program Operacyjny” wybrano FEDS - Program Operacyjny Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska.

• numer i datę ogłoszenia, numer i datę zawartej umowy (kontraktu) wraz z kompletną dokumentacją postępowania (w tym zawartymi umowami, aneksami i umowami o podwykonawstwo (jeżeli dotyczy) - w przypadku przeprowadzenia postępowania w Bazie Konkurencyjności w którym w polu „Program Operacyjny” wybrano POPT - Program Operacyjny Pomoc Techniczna lub w przypadku przeprowadzenia postępowania poza Bazą Konkurencyjności.

2. Przekazywania na bieżąco w aplikacji SL2021, w terminie do 30 dni od daty zawarcia umowy z wykonawcą, danych wraz z załącznikami o których mowa w pkt 1 a) dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia rozstrzygniętych (poprzez wybór wykonawcy) po podpisaniu umowy o dofinansowanie.

3. Przekazywania w aplikacji SL2021, w terminie do 30 dni od daty podpisania, każdego aneksu zawartego wybranym wykonawcą po dacie przekazania danych o których mowa w pkt 1 lub w pkt 2.

4. Przekazywania w aplikacji SL2021, w terminie 30 dni od dnia podpisania, każdej umowy o podwykonawstwo zawartej w ramach rozstrzygniętego postępowania o udzielenie zamówienia wraz ze wskazaniem danych identyfikujących podwykonawcę zawartej po dacie przekazania danych o których mowa w pkt 1 lub w pkt 2.

Przekazywanie danych oraz załączników o których mowa powyżej w pkt II 1-4 odbywa się poprzez:

• utworzenie nowej wiadomości w module KORESPONDENCJA w projekcie którego dotyczą przekazywane dane i wybranie z rozwijalnej listy dostępnej w polu KATEGORIA KORESPONDENCJI kategorii: ZAMÓWIENIA I KONTRAKTY.

• dodanie odpowiednio załączników o których mowa w pkt 1-4 z przypisaniem odpowiedniego typu załącznika (typ KONTRAKT do załącznika zawierającego zawartą umowę/aneks i typ ZAMÓWIENIA do pozostałych załączników wskazanych powyżej w pkt II 1-2.

 

Kontrola w zakresie stosowania właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień dla projektów realizowanych w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska 2021-2027 i współfinansowanych ze środków EFRR będzie przeprowadzana na próbie, zgodnie z przyjętą metodyką doboru próby do kontroli. Populację do wyboru zamówień podlegających kontroli stanowić będą co do zasady wszystkie zamówienia udzielane zgodnie z ustawą regulującą udzielanie zamówień lub zgodnie z zasadą konkurencyjności.

 

III. Wejście w życie zmienionych Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027

W dniu 25.03.2025r. Komunikatem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej opublikowanym w Monitorze Polskim z dnia 25 marca 2025r pod poz. 273 weszły w życie zmienione wytyczne (MFiPR/2021–2027/9(2)) dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, wydane na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027. 
Zmienione Wytyczne zostały zamieszczone na portalu administrowanym przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl w zakładce: O funduszach / Poznaj Fundusze Europejskie 2021–2027 / Prawo i dokumenty / Wytyczne.
Wytyczne zmieniły próg stosowania zasady konkurencyjności z 50 tys. zł netto do 80 tys. zł netto.
Ważne:
Zgodnie z zapisami pkt 7 w Rozdziale 1 zmienionych Wytycznych do oceny prawidłowości przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia oraz zawartej w ramach projektu umowy w sprawie zamówienia stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem umowy. Wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją zapytania ofertowego, o którym mowa w sekcji 3.2.3, lub ogłoszenia o prowadzonym naborze pracowników na podstawie stosunku pracy, pod warunkiem, że beneficjent udokumentuje publikację.
 

Stanowisko MFiPR w zakresie stosowania PZP w kontekście ustawy powodziowej

Stanowisko odnosi się do zmian prawnych dotyczących zamówień publicznych, które wprowadza ustawa z dnia 1 października 2024r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi ora niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024, poz. 1473) [zwana ustawą powodziową]. Przepisy ustawy obowiązują od 5 października 2024 r.
Ustawa powodziowa wyłącza stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP) na usługi lub dostawy związane z usuwaniem skutków powodzi w okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów. Dotyczy to zamówień publicznych bez względu na ich wartość, a zatem również zamówień powyżej progów unijnych.
W opinii Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa (IK UP) – w ramach programów polityki spójności należy z dużą ostrożnością podchodzić do ewentualnego stosowania włączeń od PZP wprowadzonych ustawą powodziową, uwzględniając związane z tym bardzo wysokie ryzyko audytowe i związane z nim skutki w postaci korekt finansowych w projektach dofinansowanych ze środków UE.

 

Dokument do pobrania:

 

Obowiązek opisywania przedmiotu zamówienia na roboty budowlane zgodnie z art. 103 ust. 1 ustawy PZP. 

Instytucja Zarządzająca Funduszami Europejskimi dla Dolnego Śląska 2021-2027 [dalej IZ FEDS] uprzejmie przypomina, iż na podstawie art. 103 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2024.1320 t.j. z dnia 2024.08.30) [dalej ustawa Pzp] w przypadku przygotowywania zamówienia na roboty budowlane, dokumentacją opisującą jego zakres jest dokumentacja projektowa oraz specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych [dalej STWiORB] niezależnie od wartości zamówienia.

Zakres i forma dokumentacji projektowej i STWiORB zostały usankcjonowane w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. z 2021r., poz. 2454) [dalej Rozporządzenie w sprawie dokumentacji robót budowlanych]. Tylko w przypadku zamówień na roboty budowlane opis przedmiotu zamówienia został potraktowany szczególnie i opis ten musi nastąpić w sposób i formie wynikającej z ustawy Pzp i aktów wykonawczych. 

Zgodnie z zapisami § 12 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji robót budowlanych specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych stanowią opracowania zawierające w szczególności zbiory wymagań, które są niezbędne do określenia standardu i jakości wykonania robót, w zakresie sposobu wykonania robót budowlanych, właściwości wyrobów budowlanych oraz oceny prawidłowości wykonania poszczególnych robót. Tym samym, poprawnie przygotowane specyfikacje jako dokument przetargowy, są pomocne w określeniu zakresu czynności i robót i robót zawartych w poszczególnych pozycjach przedmiaru robót, a zarazem pozwalają uściślić, sprecyzować zakres pozycji kosztorysu ofertowego. W specyfikacjach, poza informacjami dotyczącymi właściwości materiałów oraz sposobu wykonania i oceny prawidłowości wykonania poszczególnych robót, oferent winien także znaleźć informacje określające zakres prac, które powinny być ujęte w cenach poszczególnych pozycji przedmiaru. W efekcie wykonawcy w zamieszczonych na stronie prowadzonego postępowania dokumentach zamówienia powinni znaleźć kompleksowo wszystkie wskazówki stanowiące podstawę do obliczenia cen jednostkowych przy wynagrodzeniu kosztorysowym lub ceny całkowitej podanej w ofercie przy wynagrodzeniu ryczałtowym.
W związku z powyższym IZ FEDS informuje, że dokonanie opisu przedmiotu zamówienia na roboty budowlane z naruszeniem zapisów art. 103 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych skutkuje pomniejszeniem (korektą) wydatków kwalifikowanych projektu.

 

Obowiązek zamieszczenia uzasadnienia niedokonania podziału zamówienia na części w dokumentacji zamówienia

Instytucja Zarządzająca Funduszami Europejskimi dla Dolnego Śląska 2021-2027 [dalej IZ FEDS] uprzejmie przypomina, że zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2026.793 t.j. z dnia 2026.06.16) [dalej ustawa Pzp], zamawiający ma obowiązek uzasadnienia niedokonania podziału zamówienia na części w dokumentacji zamówienia.

Wobec powyższego, każdorazowo zamawiający powinien dokonać oceny możliwości podziału zamówienia na części, wybrać adekwatne rozwiązanie z punktu widzenia swoich potrzeb i specyfiki przedmiotu zamówienia w poszanowaniu zasady uczciwej konkurencji i dokonać podziału lub od niego odstąpić, zamieszczając w dokumentach zamówienia (zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy Pzp należy przez to rozumieć dokumenty sporządzone przez zamawiającego lub dokumenty, do których zamawiający odwołuje się, inne niż ogłoszenie, służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań) krótkie podsumowanie rezultatów przeprowadzonej analizy. 

W ramach uzasadnienia zamawiający zobowiązany jest podać najważniejsze powody swojej decyzji w tym zakresie, np.: możliwość ograniczenia konkurencji, nadmierne trudności techniczne, nadmierne koszty wykonania zamówienia, zagrożenie właściwego wykonania zamówienia z uwagi na potrzebę skoordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia. 
Brak uzasadnienia powodu, dla którego zamówienia nie podzielono na części stanowi jedną z kategorii nieprawidłowości wymienionych w Załączniku do Wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027 z dnia 4 lipca 2023r. (Kategoria 1, wiersz 3) dla której przypisano 5%  stawkę korekty finansowej i pomniejszenia stosowaną w zamówieniach.