Konflikt interesów

Zgodnie z zapisami art. 61 ust. 3 rozporządzenia finansowego, konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste.

Zgodnie z treścią Rekomendacji Komitetu Ministrów Rady Europy w sprawie kodeksu postępowania urzędników w służbie publicznej, konflikt interesów można zdefiniować jako sytuację, kiedy interes prywatny osoby pełniącej funkcję publiczną wpływa, bądź wydaje się wpływać na bezstronne i obiektywne wykonywanie jej oficjalnych funkcji, przy czym przez sformułowanie interes prywatny należy rozumieć jakąkolwiek nienależną korzyść majątkową lub osobistą. Do konfliktu interesów dochodzi więc wtedy, gdy osoba zatrudniona w instytucji (bez względu na stanowisko, na jakim jest zatrudniona) posiada ukryty, zazwyczaj sprzeczny z jej interesami własny interes ekonomiczny lub osobisty.

Należy zidentyfikować i odrębnie traktować różne przypadki zwykle określane jako konflikt interesów. Pojęcie „konfliktu interesów” należy stosować jedynie w odniesieniu do przypadków, w których osoba lub podmiot, na których ciążą obowiązki związane z wykonaniem budżetu, przeprowadzeniem audytu lub kontroli, lub urzędnik czy pracownik instytucji Unii lub organów krajowych na dowolnym szczeblu, znajdują się w takiej sytuacji. Próby wywarcia nienależytego wpływu na procedurę wyboru lub uzyskania informacji poufnych należy traktować jako poważne wykroczenie zawodowe, które może prowadzić do odrzucenia z procedury wyboru lub wykluczenia z dostępu do środków finansowych Unii. Ponadto podmioty gospodarcze mogłyby znajdować się w sytuacji, w której nie powinny zostać zakwalifikowane do wykonania umowy z powodu sprzeczności interesów zawodowych.

Działania, które mogą spowodować konflikt interesów w rozumieniu art. 61 ust. 3 rozporządzenia finansowego, mogą przyjmować jedną z następujących form:

• przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści,
• odmowa przyznania Wnioskodawcy lub Beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest on uprawniony,
• wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.

Inne działania mogące spowodować konflikt interesów to działania, które mogą zagrozić bezstronnemu i obiektywnemu wykonywaniu przez daną osobę jej obowiązków, takich jak udział w komisji oceniającej w procedurze udzielania zamówień publicznych lub dotacji, jeśli osoba ta może bezpośrednio lub pośrednio czerpać korzyści finansowe z wyniku tych procedur. Domniemanie konfliktu interesów istnieje, jeśli wnioskodawca, kandydat lub oferent jest pracownikiem objętym regulaminem pracowniczym, chyba że wcześniej uzyskał on od swojego przełożonego zgodę na udział w danej procedurze.

Konflikt interesów jest szczególnie niebezpiecznym mechanizmem dla funkcjonowania instytucji publicznych. O konflikcie interesów mówimy wówczas, gdy urzędnik podejmujący rozstrzygnięcie w określonej sferze spraw publicznych lub uczestniczący w przygotowywaniu tego rozstrzygnięcia, ma lub może mieć, osobisty interes w sposobie załatwienia sprawy.

Do konfliktu interesu dochodzi także wówczas, gdy istnieje choćby teoretyczna możliwość,  że interes ten przeważy nad troską o interes publiczny.

Konflikt interesów w tym ujęciu dotyczy przede wszystkim relacji między podmiotami prywatnymi a publicznymi i oznacza nie tylko działanie we własnym interesie, ale także w interesie osoby bliskiej lub osoby trzeciej, przy założeniu priorytetowości traktowania interesu prywatnego w stosunku do publicznego.

Art. 24 dyrektywy 2014/24/UE Parlamentu Europejskiego i Rady z 26 lutego 2014 roku w sprawie zamówień publicznych wskazuje ponadto, że pojęcie konfliktu interesów obejmuje co najmniej każdą sytuację, w której członkowie personelu instytucji zamawiającej lub dostawcy usług w zakresie obsługi zamówień działającego w imieniu instytucji zamawiającej biorący udział w prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogący wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Zgodnie z zapisami art. 17 ust. 3 ustawy z 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych, czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Za konflikt interesów należy w szczególności uznać sytuacje, gdy pomiędzy Beneficjentem będącym zamawiającym a wykonawcą istnieją powiązania kapitałowe, rodzinne czy osobowe.

Powiązania rodzinne to stosunek małżeństwa, pokrewieństwa, powinowactwa. Powiązania osobowe dotyczą sytuacji, gdy ta sama osoba pełni funkcje zarządzające, kontrolne lub nadzorcze w różnych podmiotach albo też gdy pomiędzy podmiotami a osobami pełniącymi w nich powyższe funkcje zachodzą powiązania wynikające ze stosunku pracy, o charakterze rodzinnym lub powiązania majątkowe.

Mając na uwadze, że środki pochodzące z funduszy wspólnotowych, aby mogły zostać uznane za kwalifikowalne, muszą być ponoszone z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności, przejrzystości oraz równego traktowania wykonawców, Wnioskodawca / Beneficjent nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotów powiązanych z nim osobowo lub kapitałowo, ponieważ stanowi to wystąpienie konfliktu interesów.

W związku z powyższym w sytuacji, gdy przy udzieleniu zamówienia publicznego stwierdzone zostaną tego rodzaju powiązania, które będą budzić wątpliwości co do zachowania zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności, przejrzystości oraz równego traktowania wykonawców oraz nie zostaną przedstawione wyjaśnienia jednoznacznie potwierdzające przestrzeganie ww. zasad przy udzielaniu zamówienia, wydatek zostanie uznany za niekwalifikowalny.

Ocena wystąpienia konfliktu interesów przy realizacji projektów współfinansowanych w ramach Funduszy Europejskich dla Dolnego Śląska 2021-2027 wymaga każdorazowo analizy konkretnego przypadku.

Art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego wskazuje procedury postępowania w przypadku zidentyfikowania konfliktu interesów, zgodnie z którymi wszystkim podmiotom upoważnionym do działań finansowych oraz innym osobom, w tym również organom krajowym na dowolnym szczeblu, uczestniczącym w wykonaniu budżetu w ramach zarządzania bezpośredniego, pośredniego i dzielonego, w tym również w odnośnych działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli, zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami Unii. Podmioty te muszą również podejmować odpowiednie środki, aby zapobiegać powstaniu konfliktu interesów w ramach funkcji wchodzących w zakres ich odpowiedzialności, oraz aby zareagować na sytuacje, które obiektywnie można postrzegać jako konflikt interesów.

Zgodnie z decyzją Komisji z 14 maja 2019 roku w sprawie określenia i zatwierdzenia  wytycznych dotyczących określania korekt finansowych dokonywanych przez Komisję w odniesieniu do wydatków finansowanych przez Unię w ramach zarządzania dzielonego, w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych Komisja Europejska wprowadziła możliwość nałożenia korekty finansowej w wysokości 100% wydatków kwalifikowanych w sytuacji ujawnienia rzeczywistego konfliktu interesów.

Istotną pomocą przy identyfikowaniu konfliktu interesów może być dokument opracowany przez grupę ekspertów z państw członkowskich, koordynowany przez dział D.2 OLAF – Zapobieganie Nadużyciom pn. Identyfikowanie przypadków konfliktu interesów w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych w ramach działań strukturalnych. Praktyczny przewodnik dla kierowników.

W celu przeciwdziałaniu zjawisku konfliktu interesów Komisja Europejska przygotowała  i opublikowała Wytyczne dotyczące unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie rozporządzenia finansowego. Ich celem jest:

• propagowanie jednolitego sposobu interpretowania i stosowania przepisów w zakresie unikania konfliktów interesów skierowanych do podmiotów upoważnionych do działań finansowych oraz do pracowników instytucji Unii uczestniczących w wykonywaniu, monitorowaniu i kontrolowaniu budżetu UE w ramach zarządzania bezpośredniego /pośredniego/dzielonego,
• podnoszenie świadomości w kwestii mających zastosowanie przepisów dotyczących unikania konfliktów interesów wśród organów państw członkowskich, osób pełniących funkcję publiczną (uwzględniając członków rządu) oraz wszystkich innych osób uczestniczących w wykonywaniu budżetu UE w ramach zarządzania dzielonego,
• podnoszenie świadomości w kwestii mających zastosowanie przepisów dotyczących unikania konfliktów interesów wśród partnerów zewnętrznych (uwzględniając ich pracowników oraz wszelkie podmioty, z którymi partnera zewnętrznego wiąże stosunek umowny dotyczący wykonywania budżetu) uczestniczących w wykonywaniu budżetu UE w ramach zarządzania pośredniego.

W związku z identyfikowalnym ryzykiem wystąpienia konfliktu interesów oraz w celu przeciwdziałania konfliktowi interesów Instytucja Zarządzająca oraz Instytucje Pośredniczące zobowiązane są do wprowadzenia i przestrzegania polityki w zakresie przeciwdziałania konfliktowi interesu, jak również prowadzenia efektywnych działań mających na celu jego zapobieganie i wykrywanie.

Polityka ta winna opierać się w szczególności na przyjęciu i propagowaniu wśród pracowników wszystkich instytucji zaangażowanych we wdrażanie Funduszy Europejskich dla Dolnego Śląska 2021-2027 najwyższych standardów etycznych, na składaniu przez pracowników instytucji wdrażających Funduszy Europejskich dla Dolnego Śląska 2021-2027 oświadczeń o braku konfliktu interesu pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań przy wykonywaniu swoich obowiązków, na cyklicznej kontroli tych oświadczeń, stosowaniu zasady „wielu par oczu”, weryfikowaniu  i zatwierdzaniu zadań przez bezpośredniego przełożonego, zapewnieniu odpowiedniego podziału zadań w instytucji oraz uświadamianiu pracownikom kwestii związanych z występowaniem konfliktu interesu, w tym wagi składanych przez nich oświadczeń.

Oświadczenie o braku konfliktu interesów powinny zawierać:

• wyraźne odniesienie do określonych zadań i przedmiotu,
• imię i nazwisko osoby podpisującej, stanowisko w organizacji,
• datę podpisania oświadczenia.

Oświadczenie powinno umożliwić osobie podpisującej oficjalne stwierdzenie:

• czy osoba ta ma interesy, które postrzega lub które można postrzegać jako będące w konflikcie z wykonywaniem budżetu UE, lub czy znajduje się ona w sytuacji konfliktu interesów związanego z wykonywaniem budżetu UE,
• czy istnieją okoliczności (w tym interesy), które mogłyby spowodować, że osoba ta znajdzie się w sytuacji konfliktu interesów w najbliższej przyszłości,
• czy istnieją okoliczności (w tym interesy), które mogłyby spowodować, że osoba ta niezwłocznie zgłosi każdy potencjalny konflikt interesów w przypadku wystąpienia jakichkolwiek okoliczności, które mogą prowadzić do takiego wniosku.

Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie rozporządzenia finansowego, w każdym przypadku zaistnienia sytuacji, która może być obiektywnie postrzegana jako konflikt interesów, należy ją zbadać i rozwiązać w taki sposób, aby nie mogła być już obiektywnie postrzegana jako taka. W tym kontekście IZ i IP oraz osoby w nich zatrudnione muszą:

• wstrzymać się od podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów osobistych z interesami UE,
• podejmować odpowiednie działania, aby zapobiegać powstaniu konfliktów interesów w ramach zadań, za które są odpowiedzialne,
• podejmować odpowiednie działania, aby zareagować na sytuacje, które obiektywnie można postrzegać jako konflikt interesów.

Osoba, która uzna, że w stosunku do niej zachodzi konflikt interesów, musi zgłosić to swojemu przełożonemu. Przełożony musi natomiast potwierdzić na piśmie, czy istnieje konflikt interesów (a dana osoba jest zobowiązana do powstrzymania się od jakichkolwiek działań w oczekiwaniu na decyzję swojego przełożonego). Przełożony musi kierować się osądem i starannie rozważyć, czy ktoś, kto jest świadomy istotnych faktów, mógłby pomyśleć, że integralność IZ/IP jest zagrożona z powodu nierozwiązanego konfliktu interesów. Przełożony powinien ocenić potrzebę zastąpienia osoby, która zadeklarowała możliwy konflikt interesów. Przedtem jednak, bez uszczerbku dla mającego zastosowanie prawa, przełożony powinien omówić sytuację z daną osobą, aby lepiej ocenić ryzyko stronniczego wykonywania przez nią jej obowiązków.

Należy przy tym pamiętać, że istnienie obiektywnie postrzeganego konfliktu interesów należy oceniać niezależnie od intencji danej osoby – nierozwiązany, obiektywnie postrzegany konflikt interesów, stanowi nieprawidłowość. Nie ma również potrzeby wykazania, że obiektywnie postrzegany konflikt interesów wywarł rzeczywisty wpływ ani że określona osoba/podmiot celowo wykorzystali obiektywnie postrzegany konflikt interesów do uzyskania korzyści.

Główne procesy narażone na wystąpienie konfliktu interesów w ramach Funduszy Europejskich dla Dolnego Śląska 2021-2027, zidentyfikowane w ramach funkcjonowania IZ/IP to:

• przeprowadzanie zamówień publicznych,
• wybór projektów do dofinansowania,
• rozpatrywanie środków odwoławczych,
• prowadzenie kontroli,
• wydawanie decyzji administracyjnych o zwrocie środków.

Najczęstsze sposoby służące wykrywaniu przypadków występowania zjawiska konfliktu interesów to: doniesienia i zażalenia, porównanie adresów dostawców / Beneficjentów z adresami pracowników, badanie aktów własności dostawcy / Beneficjenta, rozmowy z pracownikami odchodzącymi z pracy i porównywanie adresów dostawców / Beneficjentów z adresami kolejnych pracodawców oraz rozmowy z pracownikami działów zaangażowanych w realizację ww. procesów pod kątem faworyzowania jednego lub kilku dostawców / Beneficjentów.

Każdy pracownik IZ/IP w sytuacji wystąpienia potencjalnego lub rzeczywistego konfliktu interesu winien niezwłocznie zgłosić ten fakt bezpośredniemu przełożonemu. W uzasadnionych przypadkach takiego pracownika należy wyłączyć z dalszych czynności, a jeżeli jest to konieczne i możliwe, zobowiązuje się IZ/IP do powtórzenia wszelkich istotnych etapów określonych czynności w których dany pracownik brał udział.

W przypadku wystąpienia rzeczywistego konfliktu interesu wynikającego z działań pracownika instytucji zaangażowanych we wdrażanie Funduszy Europejskich dla Dolnego Śląska 2021-2027 polegających na naruszeniu zapisów powyższych zasad oraz zapisów regulaminów wewnętrznych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Funduszy Europejskich dla Dolnego Śląska 2021-2027, którego wina zostanie jednoznacznie udowodniona, pracownik taki może być pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej.