Wkład własny niepieniężny w postaci udostępnienia sal do działań projektowych

Udostępnienie sal do działań projektowych w ramach kosztów bezpośrednich może stanowić wkład niepieniężny w projekcie, o ile spełnione są warunki określone w Podrozdziale 3.3 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

Wkład niepieniężny polega na wniesieniu do projektu określonych składników majątku przez Beneficjenta lub z majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa oraz zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie (udostępniana do działań projektowych sala jest własnością Beneficjenta/Partnera/Podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków (realizującego projekt) jeszcze przed faktyczną realizacją projektu).

Wkład własny niepieniężny należy odróżnić od wkładu własnego pieniężnego, którym jest opłacenie przez Beneficjenta ze środków własnych wydatków kwalifikowalnych w projekcie, np. w postaci zapłaty za wynajem sali należącej do innego podmiotu (tj. zewnętrznego, nie związanego z projektem).

Maksymalna wartość rozliczonego dofinansowania w projekcie nie może przekroczyć wydatków kwalifikowalnych pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego, tzn. rozliczenie wkładu własnego w postaci udostępnienia własnej sali do działań projektowych nigdy nie może stanowić dofinansowania w projekcie, w przeciwieństwie do wynajmu sali od innego podmiotu (zewnętrznego), który to wydatek może być rozliczony w ramach dofinansowania lub wkładu własnego pieniężnego w zależności od zapisów zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie.

Wartość wnoszonego do projektu niepieniężnego wkładu własnego podlega wycenie. W przypadku udostępniania własnych sal do działań projektowych wycenić go można jako koszt amortyzacji lub najmu, czy dzierżawy sali proporcjonalnie do wykorzystania jej w celu realizacji projektu.

Dokumentami potwierdzającymi wycenę mogą być np.:

• rozeznanie cenowe dot. kosztu najmu przeprowadzone przez Beneficjenta/Partnera/ Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków (realizujący projekt) potwierdzające, iż wykazany koszt nie odbiega od cen rynkowych na danym obszarze (np. miejscowości/gminie/powiecie);
• cennik Beneficjenta/Partnera/ Podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków (realizującego projekt) stosowany przy wynajmie pomieszczeń w obrocie komercyjnym potwierdzony datą i podpisem organu prowadzącego/osoby reprezentującej Beneficjenta/Partnera/ Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków (realizujący projekt) – należy zwrócić uwagę, aby cennik nie odbiegał od rzeczywistych cen rynkowych oraz aby ceny wskazane w cenniku były możliwe do zweryfikowania;
• dokumenty potwierdzające ponoszone bieżące koszty eksploatacyjne dotyczące ww. sal/ nieruchomości (w skład kosztów bieżących eksploatacyjnych mogą wejść np.: koszt najmu, koszt mediów zużywalnych tj. ogrzewanie, prąd/gaz/woda, podatek od nieruchomości, koszt utrzymania czystości, itp.);
• wartość odpisów amortyzacyjnych dokonanych w okresie realizacji projektu, proporcjonalnie do wykorzystania sal/nieruchomości w celu realizacji projektu.

Podstawą uznania kwalifikowalności wkładu własnego niepieniężnego w projektach rozliczanych w oparciu o koszty rzeczywiste jest wykazanie we wniosku o płatność dokumentu księgowego o wartości dowodowej równoważnej fakturom (np. nota księgowa), popartego dokumentacją źródłową. Dokumentacja ta nie jest przedkładana z wnioskiem o płatność, ale może o nią poprosić Instytucja podczas weryfikacji wniosku lub kontroli na miejscu celem potwierdzenia kwalifikowalności rozliczonego wkładu własnego niepieniężnego. W przypadku projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi dokumenty potwierdzające rozliczenie wkładu własnego niepieniężnego są określone w umowie o dofinansowanie.

Dokumentacja źródłowa na podstawie której oszacowano wysokość rozliczanego w projekcie wkładu własnego niepieniężnego nie jest z góry określona i może być inna dla każdego Beneficjenta/Partnera/ Podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków (realizującego projekt) w zależności od jego/ich indywidualnej sytuacji. Natomiast każdy Beneficjent/Partner/Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków (realizujący projekt), którego wkład własny niepieniężny rozliczany jest w projekcie zobowiązany jest do przygotowania i posiadania metodologii wyliczenia/wyceny tego wkładu, która wraz z dokumentami źródłowymi może podlegać kontroli.

Przykładami dokumentów źródłowych mogą być:

• dokumenty poświadczające wymiar powierzchni części sal/nieruchomości wykorzystywanej przez Beneficjenta/Partnera/Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków (realizujący projekt) na rzecz działań projektowych/do realizacji projektu (np. gdy udostępniamy część danego pomieszczenia na rzecz projektu);
• dokument ze wskazaniem dat i liczby godzin użytkowania wskazanej sali/nieruchomości w ramach projektu (rodzaj oświadczenia podpisanego przez organ prowadzący/osoby reprezentujące Beneficjenta/Partnera/Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków (realizujący projekt));
• dokumenty (tj. faktury, rachunki, inne dokumenty) świadczące o kosztach bieżącej eksploatacji sal/nieruchomości przeznaczonych do działań projektowych/do realizacji projektu na podstawie, których wyliczone zostały koszty wkładu własnego niepieniężnego.

IZ FEDS przypomina także, że zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (Podrozdział 2.3.2) niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatków. W przypadku udostępniania sal na zajęcia należy zwrócić przede wszystkim uwagę, aby koszty utrzymania nieruchomości (budynku, w którym są sale) nie były rozliczane bezpośrednio na podstawie dokumentów źródłowych i jednocześnie uwzględnione w cenie wynajmu danej sali. Taki przypadek stanowiłby podwójne finansowanie, dlatego niezmierne ważne jest, aby Beneficjent/Partner/Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków (realizujący projekt) posiadał metodologię wyliczenia/wyceny wkładu własnego niepieniężnego i dokumenty źródłowe, na podstawie których dokonał oszacowania wartości wnoszonego do projektu wkładu własnego niepieniężnego, tj. oszacowanie kwoty/ceny udostępniania sali/nieruchomości, tak aby był w stanie udowodnić brak podwójnego finansowania.

Należy bowiem pamiętać, że:

• nieruchomość zakupiona ze środków UE lub wybudowana/przebudowana ze środków UE nie może być następnie źródłem wkładu własnego niepieniężnego rozliczanego w projekcie (EFS+). Taki przypadek stanowiłby podwójne finansowanie. Jeśli projekt jest realizowany w takiej nieruchomości/takim budynku, to wkładem własnym niepieniężnym w projekcie (EFS+) mogą być wyłącznie koszty bieżącego użytkowania sal/pomieszczeń, tj.: energia elektryczna, cieplna, gaz, woda, internet, utrzymanie czystości, itp.;
• nieruchomość, w której wykonano prace remontowo-budowalne np. termomodernizację może być źródłem wkładu własnego niepieniężnego rozliczanego w projekcie (EFS+). Rodzaj i charakter poszczególnych wydatków jest różny. Taki przypadek nie stanowi podwójnego finansowania;
• sale, które zostały wyposażone w sprzęt i/lub meble ze środków UE nie mogą być następnie źródłem wkładu własnego niepieniężnego rozliczanego w projekcie. Nie mogą także wpływać na wartość ceny wynajmu, tj. podwyższać jej i być rozliczonym jako wkład własny niepieniężny. Taki przypadek stanowi podwójne finansowanie. Jeśli projekt (EFS+) jest realizowany w takiej sali, to wkładem własnym niepieniężnym mogą być wyłącznie koszty bieżącego użytkowania sal/pomieszczeń, tj.: energia elektryczna, cieplna, gaz, woda, internet, utrzymanie czystości, itp.
• zgodnie z zapisami Podrozdziału 2.3 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 wskazano wprost, że niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatków. Podwójne finansowanie oznacza w szczególności: a) więcej niż jednokrotne przedstawienie do rozliczenia tego samego wydatku albo tej samej części wydatku ze środków UE w jakiejkolwiek formie (w szczególności dotacji, pożyczki, gwarancji/poręczenia).

Podsumowując - za prawidłowe oszacowanie wartości wkładu własnego niepieniężnego (w tym w postaci udostępniania sal/pomieszczeń na działania projektowe np. zajęcia) odpowiada Beneficjent/Partner/Podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków (realizujący projekt). Wartość ta może być poddana ocenie na etapie realizacji projektu przy zatwierdzaniu wniosków o płatność jak i podczas kontroli wydatków już zatwierdzonych w projekcie (np. kontrola na miejscu, KAS, ETO) czyli na każdym etapie badania kwalifikowalności wydatków w projekcie. Wkład własny niepieniężny wniesiony na rzecz projektu stanowi wydatek kwalifikowalny przy założeniu, że jego wartość jest weryfikowalna (wynika z metodologii) i możliwa do potwierdzenia stosownymi dokumentami źródłowymi.

Dodatkowo IZ FEDS zobowiązuje Beneficjentów, aby wkład własny niepieniężny rozliczany w danym wniosku o płatność w postaci udostępnienia sal na potrzeby realizacji zajęć projektowych, odpowiadał liczbie godzin wsparcia (zajęć) zrealizowanych w tych salach, w tym samym okresie sprawozdawczym. Oznacza to, że Beneficjent powinien rozliczyć maksymalnie tyle samo godzin udostępnienia sal (np. 200 godzin lub mniej jeśli w projekcie przewidziano rozliczenie tylko części godzin udostępniania sal ), ile godzin zajęć rozlicza w danym wniosku o płatność (200 godzin).

Niedopuszczalne jest rozliczanie wkładu własnego niepieniężnego w postaci udostępnienia sal na zajęcia szkolne np. raz na 6 miesięcy lub raz na rok, jeśli:

• w poprzednich wnioskach o płatność przedstawiono do rozliczenia koszt realizacji zajęć w tych salach lub
• jeszcze nie przedstawiono (godzin) zajęć do rozliczenia we wnioskach o płatność.

IZ FEDS pragnie także zwrócić uwagę na sposób ujmowania wkładu własnego niepieniężnego w systemie SOWA EFS+, szczególnie z chwilą kiedy wkład ten ulega zmianie w wyniku zatwierdzonych przez Instytucję zmian w projekcie (po formularzu zmian). Wartość wkładu własnego w systemie SOWA EFS+ jest automatycznie zaokrąglana w górę, stąd ważne jest aby przed jej wpisaniem (wartości liczbowej/kwotowej) do systemu dokonać osobnego wyliczenia np. w MSExcel, poza systemem, aby potwierdzić jej wartość procentową (%) wymaganą zasadami naboru.