Staże uczniowskie
Zasady rozliczania wydatków ponoszonych w związku z realizacją staży uczniowskich w projektach realizowanych w ramach Działania 8.1 Dostęp do edukacji (EFS+) oraz 8.3 Dostęp do edukacji - ZIT (EFS+) programu Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska 2021-2027 (FEDS 2021-2027)
Staże uczniowskie w projektach realizowanych w ramach Działania 8.1 Dostęp do edukacji (EFS+) oraz 8.3 Dostęp do edukacji - ZIT (EFS+) programu Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska 2021-2027 (FEDS 2021-2027) są rozliczane za pomocą stawki jednostkowej określonej w § 14 umowy o dofinansowanie projektu dla każdego projektu indywidualnie.
Wskazana w umowie stawka jednostkowa może zostać zmieniona w związku z indeksacją przeprowadzoną przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego (w oparciu o przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz
wysokości minimalnej stawki godzinowej w roku następnym) jednak tylko za zgodą IZ FEDS po zmianie wniosku o dofinasowanie i aneksowaniu zawartej umowy (niezbędne jest złożenie formularza zmian).
WAŻNE! Stawka jednostkowa stażu uczniowskiego nie może być indeksowana na poziomie pojedynczego stażu. W przypadku złożeniu do IZ FEDS wniosku o zmianę stawek jednostkowych
w związku z ich indeksacją należy pamiętać, że do rozliczenia stawek jednostkowych za staż z instytucją przyjmujemy stawkę obowiązującą w dniu podpisania umowy stażowej (np. umowa stażowa podpisana 01.06.2024 może zostać rozliczona po stawce z umowy o dofinansowanie lub Beneficjent może złożyć wniosek o wprowadzenie zmiany do projektu w związku z indeksacją stawek jednostkowych maksymalnie do stawki obowiązującej 01.06.2024).
Do rozliczenia stawki jednostkowej służy wskaźnik produktu:
Liczba zrealizowanych godzin stażu uczniowskiego [osobogodziny],
który mierzy liczbę godzin zegarowych stażu uczniowskiego zrealizowanego przez jednego uczestnika projektu. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc, tzn. wskaźnik mierzony jest na koniec każdego miesiąca na podstawie list obecności lub wydruków z systemu elektronicznego potwierdzającego obecność stażysty na stażu uczniowskim u pracodawcy w danym miesiącu.
Stawka jednostkowa jest kwalifikowalna w sytuacji osiągnięcia ww. wskaźnika.
Kwalifikowalność każdego stażu uczniowskiego jest potwierdzana na etapie weryfikacji wniosku o płatność w oparciu o niżej wymienione dokumenty:
a) kopie list obecności stażysty lub wydruki z systemu elektronicznego potwierdzające obecności stażysty na stażu uczniowskim u pracodawcy podpisane przez podmiot przyjmujący na staż uczniowski, zawierające informację nt. liczby godzin stażu w każdym dniu odbywania stażu;
b) umowa stażowa wskazująca na dobowy oraz łączny wymiar stażu uczniowskiego.
! Dla rozliczenia stawki jednostkowej we wniosku o płatność nie są wymagane inne niż wymienione powyżej dokumenty źródłowe.
WAŻNE! Lista obecności, jak i wydruk z systemu elektronicznego potwierdzające obecność stażysty muszą zawierać informację nt. liczby godzin stażu w każdym dniu odbywania stażu uczniowskiego. Jeśli stosowane wydruki z systemu/listy obecności nie zawierają takiej informacji, należy ją umieścić na liście/wydruku i potwierdzić.
WAŻNE! Umowa o staż uczniowski musi zawierać zgodnie z Ustawą z dnia 14 grudnia 2026 Prawo oświatowe Art. 121a [Staż uczniowski] pkt. 15 informacje takie jak:
1) strony umowy;
2) miejsce odbywania stażu uczniowskiego;
3) nazwę i adres szkoły, do której uczęszcza uczeń odbywający staż uczniowski;
4) zawód, w zakresie którego będzie odbywany staż uczniowski;
5) okres odbywania stażu uczniowskiego, a w przypadku staży uczniowskich realizowanych w ramach projektów finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej - również dobowy, tygodniowy i łączny wymiar czasu odbywania stażu uczniowskiego;
6) wysokość świadczenia pieniężnego, o którym mowa w ust. 7, w przypadku odpłatnego stażu uczniowskiego.”
Dodatkowy warunek kwalifikowalności stażu uczniowskiego w ramach projektów wybranych do dofinansowania w ramach naborów nr FEDS.08.01-IZ.00-007/23 i FEDS.08.01-IZ.00-008/23 - liczba faktycznie zrealizowanych godzin stażu, która wynosi minimum 180 godzin.
! Zrealizowanie np. 179 h danego stażu jest równoznaczne z uznaniem za niekwalifikowalne wszystkich stawek jednostkowych dotyczących tego stażu.
WAŻNE! W przypadku absencji uczestnika stażu uczniowskiego, nawet wynikającej z usprawiedliwionej nieobecności, nie ma możliwości kwalifikowania stawki jednostkowej.
Wobec staży uczniowskich wyłączono co do zasady ze stosowania regulacje zawarte w prawie pracy, w tym zasady świadczeń przysługujących w okresie czasowej niezdolności do pracy (Art. 121a ust 9 Prawo oświatowe z 14 grudnia 2016 r.)
Rekomendacja: IZ FEDS zaleca, aby Beneficjent rozliczał stawki jednostkowe za staż uczniowski po zrealizowaniu całego stażu danego ucznia, tj. pełnych min. 180 h stażu, co pozwoli uniknąć wydatków niekwalifikowalnych w projekcie. Jeśli dany staż w danym okresie rozliczeniowym, za który składany jest wniosek o płatność, nie jest w pełni wykonany (nie ma 180 h), to nie należy rozliczać stawek jednostkowych za ten staż, tylko opisać stan/postęp realizacji tego stażu w części „Postęp rzeczowy".
Dla wsparcia procesu monitorowania staży, ich godzinowego postępu w skali miesiąca przez poszczególnych uczniów, a także dla ułatwienia rozliczania wydatków / wykazywania ich we wnioskach o płatność, IZ FEDS przygotowała tabelę Excel, którą przesyła w załączeniu (tabela ewidencji stażu w podziale na uczniów).
Narzędzie to wesprze proces weryfikacji wniosków o płatność, stąd IZ FEDS rekomenduje jego wykorzystanie i przekazywanie wypełnionej tabeli wraz z wnioskami o płatność, w których Beneficjent rozlicza pełne staże uczniowskie (180 godzin).
Oświadczenie o wydatkowaniu zaliczki - złóż w sekcji „Oświadczenia” lub „Postęp rzeczowy”:
„Oświadczam, że w ramach projektu wydatkowano co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanej transzy zaliczki, w tym na realizację ……. godzin staży uczniowskich rozliczanych stawką jednostkową wydatkowano ………………….. PLN”.
§ 14 ustęp 3 Umowy o dofinansowanie:
Instytucja Zarządzająca ustala dla Projektu następujące stawki jednostkowe:
- Stawka jednostkowa stażu uczniowskiego (w okresie od 1 stycznia 2024r.) w kwocie 30,18 PLN;
- Stawka jednostkowa stażu uczniowskiego (w okresie od 1 lipca 2024r.) w kwocie 30,62 PLN;
Przykład:
Budżet projektu we wniosku o dofinansowanie zawiera wydatki na realizację 50 staży uczniowskich
(50 uczniów x 180 godzin = 9.000 stawek jednostkowych) w podziale na pozycje budżetowe:
- Poz. 1 - 15 staży po 180 godzin objętych stawką jednostkową w wysokości 30,18 zł
(obowiązującą od 01.01.2024 r. do 30.06.2024 r.) – 15 x 180 x 30,18 zł = 81.486,00 zł
- Poz. 2 - 35 staży po 180 godzin objętych stawką jednostkową w wysokości 30,62 zł
(obowiązującą od 01.07.2024 r.) – 35 x 180 x 30,62 zł = 192.906,00 zł
RAZEM: 274.392,00 zł
Realizacja stażu przez ucznia:
Umowa stażowa podpisana z uczniem 20 czerwca 2024 r., staż rozpoczęty 24 czerwca 2024 r., gdzie stażysta pracował: w czerwcu - 40 godzin, w lipcu - 80 godzin, w sierpniu - 60 godzin
Wynagrodzenie stażysty zgodnie z Wytycznymi to 80% minimalnej stawki godzinowej, tj.
- 22,16 zł (za godzinę pracy od 01.01.2024 r. do 30.06.2024 r.)
- 22,48 zł (za godzinę pracy od 01.07.2024 r.)
Zatem na wynagrodzenie stażysty płatne po zrealizowaniu 180 godzin składa się:
886,40 zł (40 godzin x 22,16 zł) + 3.147,20 zł (140 (80+60) godzin x 22,48 zł) = 4.033,60 PLN
Rozliczenie pełnego kosztu stażu ww. stażysty (180 godzin) we wniosku o płatność: 5.432,40 zł
(1 staż = 180 godzin x 30,18 zł* - stawka jednostkowa stażu uczniowskiego obowiązująca od 01.01.2024 r. do 30.06.2024 r.: 30,18 zł)
Dla rozliczenia stawki jednostkowej stażu uczniowskiego z IZ FEDS nie ma znaczenia fakt, że staż był realizowany w różnych okresach, tj. część godzin wypracowana w czerwcu, cześć godzin w lipcu, a część w sierpniu. Beneficjent dokonuje rozliczenia z IZ FEDS po stawce jednostkowej stażu uczniowskiego wskazanej w § 14 umowy o dofinansowanie projektu. Fakt ten nie zwalania jednak Beneficjenta z konieczności wypłaty stażyście wynagrodzenia w należnej mu wysokości, tj. w wysokości 80% minimalnej stawki godzinowej za pracę obowiązującą w danym miesiącu, w którym stażysta odbywa staż (tu: inna w czerwcu i inna w lipcu i sierpniu).